家の整理整頓の中でも厄介なのが紙の整理です。家庭に溜まり続ける書類の整理は、何度やってもきりがないことも多いでしょう。
家の中には気づくと多くの書類があります。会社のように処分する期限がないので、気をつけないと溜まる一方です。ここでは捨てられずに溜まり続ける家庭内の書類を、上手に整理する方法を紹介します。
１．家庭に書類がたまる理由
家庭で書類が溜まりがちな理由はいくつかあります。特に代表的なのが、データ化の遅れと家族構成の影響です。これがどういうことなのか、詳しく見ていきましょう。
1‐1．家庭においてはまだまだデータ化が進んでいない
多くの企業や機関では、書類のデジタル化が進んでいます。しかし家庭内でのデータ化はまだ進んでいないのが現状です。
家に溜まりがちな書類
・学校からの連絡事項
・医療機関からの書類
・保険関係の書類
・新聞や折込チラシ
・銀行からの連絡 など
上記の書類は定期的に家庭に持ち込まれ、保管が必要なものも多いです。毎日不要なものを処分すればいいのですが、つい後回しにすることも多く、結果として書類が家庭内に溜まり続けることになります。
1‐2．家族が多いほど書類は溜まる
一般的に家庭の書類は、家族の人数が多ければ多いほど増えます。下表は家族による家にたまりがちな書類の一例です。
| 家族構成 | 届く書類の種類 |
|---|---|
| 子ども | 学校からの通知、宿題、試験の結果、習い事関連の書類 |
| 親 | 仕事関連の書類、ローンや保険、税金関連、スマホ関連、新聞や広告など |
| 祖父母 | 健康診断の結果、医療関連の書類、年金関連の通知など |
家族の人数や活動によって発生する書類の種類は多岐にわたりますが、特に子供がいる家庭では書類の数が増えます。教科書や宿題はまだ紙ベースでもらうことが多く、毎年春になると前年度の教科書やプリントをどうしようか悩む家庭も多いでしょう。
どんどん書類を増やさないためには、適切な分類と整理、そして定期的な見直しが必要です。
２．家庭内の書類を上手に整理する方法
さっそくここからは、家庭内にある書類を上手に整理する方法について解説します。
ポイントは以下の4つです。
- 完璧にやらない、まずは紙袋に入れる
- ファイリングはしない
- 重要な書類だけ別に置く
- 見える場所に貼る
これらの具体的な方法を見ていきましょう。
2‐1．完璧にやらない、まずは紙袋に入れる
書類の整理で失敗しがちなのが「完璧にやろうとして疲れてしまう」ケースです。
書類整理で失敗しがちな片付け方法の例として次のようなものがあります。
- 書類を全部出す
- いるものと要らない書類を分ける
- そのうち疲れて途中でやめてしまう
- どれが要るものなのか分からなくなり、やり直し
- 失敗の経験から書類の整理が面倒になってやらなくなる
家庭内の書類を整理する際には、最初から完璧を目指してはいけません。書類が散乱していると感じたら、まずは手近な紙袋に一時的に入れることから始めましょう。
まず紙袋に書類を全部入れる方法は、書類をひとまず整理でき、見た目も良くなります。まずは書類を紙袋に入れた後に、時間を見つけて少しずつ細かい分類や整理をしていきましょう。
2‐2．ファイリングはしない
書類の整理では、クリアファイルなどに丁寧にファイリングをする人もいます。しかし丁寧なファイリングは、どの書類をどのフォルダーに入れるかを決めることに時間を費やしすぎてしまいます。
また、書類はよほど重要なものでない限り、多くの場合数年経てば不要になります。不要になった書類はファイリングしたものから取り外すのにも手間が掛かるので、いっそのこと最初からファイリングはしないほうが良いのです。
仮にファイルに入れるなら、見える収納ボックスにぼんぼん入れていくか、軽くバインダーで閉じるといった方法がおすすめです。わざわざ穴を開けて閉じる、クリアファイルに1枚ずつ入れるという作業はやめておいた方がいいでしょう。
2‐3．重要な書類だけ別に置く
書類整理の基本は、重要書類だけは別の場所に保管しておくことです。これを失くしたら大変なことになる、そんな書類は引き出しに保管したり、その書類だけファイリングしたりしましょう。
次に表は一般的に重要書類といわれるものになります。
| 書類の種類 | 例 |
|---|---|
| 法的書類 | 契約書、遺言書、結婚証明書など |
| 財務関連書類 | 銀行口座の書類、投資記録、ローン書類、振込支払い書 |
| 個人識別書類 | パスポート、運転免許証、社会保障カードなど |
| 保険書類 | 生命保険、医療保険、自動車保険の証明書 |
| 不動産関連書類 | 不動産の権利書、賃貸契約書 |
| 教育関連書類 | 成績証明書、入学や卒業に関する証明書など |
「これは重要な書類だ」と判断したら、その他多くの書類に紛れ込ませないことが重要です。せめて重要書類の場所を決めて、もらったその場で分別して保管しましょう。何十枚、何百枚の中から大切な書類を探すことは本当に大変な作業であり、時間を無駄にしてしまいます。
2‐4．見える場所に貼る
毎日チェックしたいような書類は、見える場所に貼っておくと便利です。代表的な場所が「冷蔵庫」です。ただし最近の冷蔵庫はマグネットで貼ることができないケースも増えています。そんなときは日常的によく開ける「収納扉の裏」などに貼っておきましょう。
見える場所に貼ると便利な書類
・学校からのお知らせ
・年間行事予定表
・進行中の案件やプロジェクトに関する資料
スケジュールが書かれている書類や、頻繁に参照する情報は、見える場所に貼り出した方が便利です。例えば、支払い期限のある請求書や、毎日のスケジュール表などは、目につく場所にあったほうが忘れずに対応できます。
３．覚えておきたい 書類整理のポイント
家庭内の書類整理は、日々の生活の中で積み重ねることが重要です。以下、書類整理をするときに覚えておきたい3つのポイントを解説します。
3‐1．不要な書類は家に入れない
まず、不要な書類は家に入れないことが大切です。手に取った瞬間「要らない」と判断できた書類は、その場で捨てるなどの対策をしましょう。
| 不要書類の一例 | 対策 |
|---|---|
| 郵便物やチラシ | 用紙類は受け取ったその場で必要か不要かを判断し、直ちに処分する。玄関に不要書類スペースを作っておくと効果的 |
| 定期購読している雑誌、新聞など | 本当に必要か見直し、不要であれば解約を検討する。読み終えたらその日に処分する |
| イベントやセミナーで受け取る資料 | 不要な書類はもらわない。HPで確認できる情報であれば不要 |
例えば不要なチラシの場合、家の中に入れてリビングのテーブルに乗せるだけでも、家の中がごちゃごちゃする原因になります。玄関に不要書類を捨てるスペースを作っておくと、不要な書類を溜め込まなくて済みます。
3‐2．なるべくデータ化する
書類のデジタル化は、家庭内の書類整理において非常に有効な手段です。可能であればスキャナーを1台用意して、書類を取り込み、データ化して保存すると場所を取らずに済みます。
ただしスキャナーは3万円ほどすることも多く、わざわざ買うのはちょっと…という人もいるでしょう。そのような場合はスマホで書類の写真を取っておくのもおすすめです。少々見えにくい難点はあるものの、スマホで撮影した書籍はズームで見ることもできるので、意外と不自由なことはありません。捨てて良いか迷った紙は、とりあえずスマホで撮影してデータ保存しておくと安心です。
3‐3．見える収納ボックスに入れる
ある程度必要な書類を選別できたら、ファイルボックスなどに立てて収納するのがおすすめです。ボックスには何が入っているか分かりやすいよう「役所関係」、「取扱説明書」、「保険関係」、「お金関係」、「その他」などとカテゴリー分けしてラベルを貼っておくと便利です。
また、ファイルから書類がはみ出さないようにしましょう。通常であればファイルからはみ出るほどの資料は日常生活において不要であり、ぎゅうぎゅうになってしまうと見返すのも大変です。資料が溜まったら定期的に処分するようにしましょう。
４．家の書類を上手に整理する方法 まとめ
家庭に溜まってしまう書類を上手に整理する方法をまとめると次のようになります。
- まずは紙袋にまとめ、徐々に仕訳を
- 不要な書類は玄関で捨てるなど、家に持ち込まない
- 書類をデジタル化して、物理的な保管スペースを減らす
- 重要書類だけはすぐに別の場所に保管する
- 毎日見る書類は掲示すると便利
書類の整理は面倒なイメージもありますが、上記のポイントを抑えて日々取り組めば書類の整理も簡単です。
データ化が進んでいるとはいえ、まだまだ家庭には多くの書類が入り、溜まってしまうことも多いです。まずは「紙袋に書類をまとめる」ことからはじめ、少しずつ書類の仕訳を行っていきましょう。